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Iniziare con la conservazione sostitutiva

Per apprezzare immediatamente i vantaggi ottenibili dalla conservazione sostitutiva è consigliabile iniziare dalle cose più semplici, ad esempio conservando – in osservanza degli obblighi civilistici e fiscali – i registri IVA, il libro giornale, le scritture complementari, il libro degli inventari, il libro magazzino.
Queste operazioni non cambiano i processi; basta avere l’accortezza di lanciare la stampa in pdf invece che sulla stampante tradizionale.
Nonostante ciò, molte imprese ancora oggi stampano su carta questi documenti ai fini fiscali.
Più semplicemente è possibile salvare una copia in pdf per l’archivio digitale necessario per la consultazione quotidiana, trasferendo il file gemello in conservazione sostitutiva ai fini civilistici e fiscali.
E’ poi sufficiente la rapida indicizzazione di ogni documento.
L’uso di carta, toner, stampante, faldoni, armadi è così completamente eliminato e tutte le informazioni sono gestite in digitale.

Ciclo attivo e ciclo passivo

Maggiore complessità presenta il passaggio in conservazione sostitutiva di ordini, ddt, fatture di vendita e di acquisto. Ma l’obbligo di fatturazione elettronica che scatta il 1° Gennaio 2019 porta alla semplificazione e all’uso generalizzato della nuova modalità.
E’ necessaria l’analisi dei processi con la realizzazione di ottimizzazioni che sono una grande opportunità.
Si possono ottenere benefici rilevanti in termini di costi, eliminando tutte le attività che non producono valore aggiunto, ottenendo anche la riduzione di spese generali.
Questa seconda fase è particolarmente interessante per imprese ed enti che producono una grande quantità di documenti nel ciclo attivo e che utilizzano sistemi gestionali integrati.
In questo caso il servizio in outsourcing passerà dalla modalità interfaccia web alla modalità webservices andandosi a connettere con il gestionale che genera o accoglie i documenti informatici.

Il passaggio dall’archiviazione cartacea alla conservazione digitale sostitutiva a norma di legge si realizza rapidamente perché gestito in outsourcing, non implica particolari conoscenze tecniche da parte del produttore dei documenti e inizia da subito a produrre i risparmi sui costi di archiviazione dei documenti fiscali.
Ma i veri vantaggi si acquisiscono quando l’impresa che diventa digitale decide di revisionare i propri processi; si recuperano ore/uomo e si riducono molte voci di costo.

Contenuto di consulenza, supporto, assistenza

La nostra società di consulenza esegue le seguenti attività nella fase di attivazione:
1.- la rilevazione delle esigenze con la constatazione di rispondenza alle norme di legge
2.- la predisposizione dei moduli contrattuali
3.- l’attivazione e la configurazione del sistema
4.- l’invio della documentazione che rileva le operazioni da compiere per la corretta esecuzione della conservazione sostitutiva, con l’obiettivo di facilitare e rendere autonomo il Cliente nel proprio lavoro.

Nella gestione ordinaria si relaziona con i Clienti per:
5.- l’assistenza ordinaria telefonica e via mail
6.- la segnalazione delle novità in materia di conservazione sostitutiva
7.- l’indicazione di opportunità derivanti dalla disponibilità del sistema di conservazione.

Outsourcing del servizio

Zero complessità con il servizio di conservazione in outsourcing; la gestione del manuale di conservazione resta a carico del responsabile del servizio che provvede a rispondere alla normativa.
Manuale conservazione Aruba PEC S.p.A.
Condizioni generali contratto vers 2.3
Aruba Policy

Passaggio alla conservazione sostitutiva

Mappatura attivazione conservazione sostitutiva 
Dalla mappa è possibile prelevare l’elenco dei documenti fiscali individuati nel provvedimento Agenzia delle Entrate n° 143663 del 25/10/2010 e copia del Decreto 17 Giugno 2014 sulle modalità  di  assolvimento  degli  obblighi  fiscali relativi ai documenti informatici.

Conservazione PEC, fatture GSE, marche temporali

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